ArchiDoc dostarczył klientowi oprogramowanie Webcon BPS w formie usługi. W takim modelu firma outsourcingowa odpowiada za całość czynności związanych z przygotowaniem do wdrożenia systemu, jego zakupem i implementacją oraz bieżącym utrzymaniem.

Współpraca ArchiDoc i Erbud rozpoczęła się od przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej, na bazie której wybrano optymalne dla klienta rozwiązanie. Outsourcer odpowiadał za dokonanie konfiguracji obiegów korespondencji w systemie, instalację, wdrożenie i uruchomienie aplikacji. W gestii ArchiDoc znalazło się także przeprowadzenie szkoleń dla użytkowników systemu po stronie klienta.

System workflow, z którego korzysta Erbud, jest zlokalizowany na serwerach w centrum operacyjnym ArchiDoc. W ramach usługi outsourcer zapewnia odpowiednią infrastrukturę techniczną oraz komunikację pomiędzy serwerami ArchiDoc i Erbud.

Wdrożenie systemu workflow w formie usługi pozwala korzystać z nowoczesnego rozwiązania bez konieczności zakupu licencji i inwestowania w zasoby, niezbędne do obsługi i utrzymania aplikacji. Wartością dodaną jest możliwość powierzenia dostawcy także innych czynności związanych z obsługą dokumentów – powiedział Marcin Ogrodnik, dyrektor ds. sprzedaży ArchiDoc SA.

Dla spółki Erbud ArchiDoc realizuje także usługę archiwizacji dokumentów papierowych. W ramach umowy spółka outsourcingowa przejęła dokumentację z 6 dotychczasowych archiwów klienta i stworzyła centralny magazyn dokumentów Erbud. Usługa archiwizacji obejmuje także dokumentację bieżącą. Dokumenty są rejestrowane w archiwum w oparciu o dedykowany katalog akt, stworzony na potrzeby klienta.

Połączenie usługi workflow z archiwum pozwala ograniczyć do minimum ilość wykorzystywanej przez firmę dokumentacji papierowej. System zapewnia pełny monitoring procesu obiegu korespondencji. Pracownicy Erbud zyskali wygodny dostęp do dokumentów w wersji elektronicznej, także z poziomu urządzeń mobilnych, co usprawnia bieżącą pracę – dodaje Marcin Ogrodnik.

System Webcon BPS dla platformy Microsoft SharePoint służy do obsługi procesu obiegu dokumentacji przychodzącej i wychodzącej, obejmującego także skanowanie dokumentów. Najczęściej znajduje zastosowanie w działach księgowości, HR, obsługi klienta oraz w kancelarii. Elektroniczny obieg dokumentów może się sprawdzić także podczas zarządzania projektami, np. do obiegu dokumentacji związanej wykonywaną inwestycją.

ArchiDoc oferuje zarówno wdrożenie systemu workflow, jak i dostarczenie aplikacji w ramach usługi (Software as a Service). Drugi wariant umożliwia połączenie rozwiązania np. ze skanowaniem dokumentacji oraz budową elektronicznego lub/i papierowego archiwum.